CASO DE ÉXITO · AUTOMATIZACIÓN CON IA
Inhispania: IA que Vende Más, Ahorra Costes y Atiende 24/7 en el Idioma de Cada Alumno
Para una escuela de español en Madrid creamos un sistema que recoge cada consulta del correo y de los formularios web, responde con IA las 24 horas en el idioma de cada alumno y hace el seguimiento hasta la matrícula. Resultado: más ventas y menos coste de personal para atender el mismo volumen.
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Una escuela con alumnos de todo el mundo y un solo equipo de admisiones
Inhispania recibe consultas de futuros alumnos de muchos países, en muchos idiomas y a cualquier hora. El objetivo: que ninguna consulta se quede sin respuesta y que cada lead avance hacia la matrícula sin sobrecargar al equipo.
- Cliente
- Inhispania
- Sector
- Escuela de español en Madrid
- Alumnos
- De todo el mundo
- Idiomas
- El de cada alumno
- Servicio
- Automatización con IA + CRM a medida
- Tecnología
- OpenAI + CRM a medida
- Contacto web
- Test de nivel
- Matrícula web
Más ventas, menos costes y atención 24/7
La automatización no es solo comodidad: cambia la cuenta de resultados. Así suma cada parte del sistema.
Cada consulta recibe respuesta en minutos y un seguimiento constante hasta que el alumno hace el test de nivel y se matricula. Más conversaciones llegan al final: la matrícula.
La IA asume el volumen de consultas repetitivas que exigiría contratar más personal de admisiones. Menos horas en tareas manuales y menos coste salarial para atender más alumnos.
Los alumnos escriben desde otros continentes y a cualquier hora. El sistema responde de noche, en fin de semana y en festivos, en el idioma de cada persona.
El equipo dedica su tiempo a los alumnos que ya quieren inscribirse y a los casos que necesitan una persona.
Lo que cambia cuando cada consulta entra en un sistema
Cambia el interruptor para comparar cómo se gestionan las consultas con y sin automatización.
- Canales dispersosConsultas repartidas entre el correo, el formulario de contacto, el test de nivel y la matrícula.
- Respuesta según disponibilidadUn mensaje que llega de madrugada desde otro continente espera hasta que alguien lo ve.
- Idioma como barreraResponder bien a alumnos de muchos países exige dominar muchos idiomas.
- Seguimiento manualVolver a escribir a quien no contesta depende de acordarse.
- Todo entra en el CRMCada correo y formulario crea o actualiza la ficha del lead con su historial completo.
- Respuesta en minutosLa IA contesta con la información real de la escuela, a cualquier hora.
- En el idioma del alumnoDetecta el idioma del último mensaje y escribe toda la respuesta en él.
- Seguimiento automáticoRecordatorios programados si el lead no responde, hasta que hace el test o se matricula.
Un único sistema para todas las consultas
Todo lo que llega a la escuela pasa por el mismo núcleo: el CRM guarda la ficha y el historial de cada lead y el motor de IA decide qué hacer con cada mensaje.
El recorrido de un lead, minuto a minuto
Una conversación real del sistema, sin datos personales. Una futura alumna pregunta por el pago a plazos desde el formulario de la web.
-
Contacto web
“Hello, I saw your different programs and I'm really interested, but I wanted to know if we can pay in installments. What kind of payment do you propose?”
El sistema crea o actualiza la ficha, carga el historial y detecta el idioma del mensaje.
-
Payment Options for Inhispania Courses
“To secure your place in a course, you pay an upfront reservation. The remaining balance is paid on the first day of class. We do not offer installment plans, but you can pay by credit card, bank transfer or cash.”
Respuesta con la política real de la escuela, en el idioma del alumno, 4 minutos después.
-
Are you still interested?
Sin respuesta del lead, el sistema envía un recordatorio personalizado para retomar la conversación.
El lead sigue avanzando sin que nadie del equipo tenga que acordarse.
CRM a medida y motor de automatización
El equipo trabaja desde un panel propio: ve en qué punto está cada lead, su nivel de español, todo el historial de emails y si la conversación la lleva la IA o una persona.
| Nombre | Nivel | Estado | IA | |
|---|---|---|---|---|
| A. Lindqvist | a•••@mail.com | – | SEGUIMIENTO_1 | |
| M. Okafor | m•••@mail.com | A2 | TEST_COMPLETADO | |
| J. Moreau | j•••@mail.com | B1 | MATRICULADO | |
| K. Tanaka | k•••@mail.com | A1 | TEST_SEGUIMIENTO | |
| L. Rossi | l•••@mail.com | A2 | MATRICULADO |
Resultado del test
Historial de comunicaciones
- outYour A2 Spanish Course Awaits!
- outYour Spanish Level Test Results: A2
- inLevel test completed
Réplica ilustrativa de la interfaz con datos ficticios.
Qué hace la IA y qué decide el equipo
La automatización se encarga del volumen; el equipo, de lo que necesita criterio. Cada ficha tiene un interruptor para pasar de control de IA a control manual en un clic.
La IA responde y hace el seguimiento
El equipo toma la conversación
- IA
Leer cada correo y formulario y asociarlo a la ficha del lead
- IA
Responder dudas sobre cursos, niveles, fechas y formas de pago
- IA
Escribir toda la respuesta en el idioma del alumno
- Automático
Enviar recordatorios a las 24 h y a las 72 h si no hay respuesta
- IA
Registrar la matrícula en el CRM cuando el alumno confirma
- Equipo
Atender casos especiales: el sistema pasa a control manual y avisa por email
- Equipo
Revisar historial y notas internas y retomar cualquier conversación
- Equipo
Decidir en cada lead si responde la IA o una persona
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